Automatisierung im Überblick
Bereich: Grundlagen · Status: aktiv Verfügbar für: alle Instanzen; einzelne Schritte hängen von Modulen ab
In einem Satz
In Cofys läuft der Weg vom Besucher zum fertig ausgestatteten Teilnehmer ohne Eingriff der Orga: registrieren, buchen, Bedingungen digital akzeptieren, bezahlen, Zahlung wird geprüft, Zugänge werden freigeschaltet.
Wofür brauche ich das?
- Zeit sparen: Bei 300 Teilnehmern muss niemand Zahlungseingänge abgleichen, Tickets verschicken oder Discord-Rollen von Hand vergeben.
- Fehler vermeiden: Wer bezahlt hat, hat Zugang; wer umgebucht oder storniert wird, verliert ihn wieder.
- Kurze Wege für Sonderfälle: Rückerstattung, Umbuchung oder „als bezahlt markieren“ sind im Panel in wenigen Klicks erledigt.
Wo finde ich es?
Die Automatik hat keine eigene Seite. Sie entsteht aus dem Zusammenspiel von Panel → Events → Tickets (Einstellung „Gruppen nach Buchung hinzufügen“), Panel → Benutzer → Gruppen (Rechte und App-Anbindungen) und den Zahlungsarten.
So funktioniert es
Die automatische Kette aus Sicht eines Teilnehmers:
- Registrieren – Konto anlegen, E-Mail-Adresse über einen Link bestätigen. Hat die Person vorher als Gast gebucht, werden diese Buchungen bei der Bestätigung automatisch ihrem Konto zugeordnet. → Registrierung, E-Mail-Bestätigung
- Buchen – Event, ggf. Fraktion und Charakter, Ticket, Zusatzoptionen, Adresse wählen. Cofys prüft dabei Kontingente, Voraussetzungen (Gruppe, Mitgliedschaft, genehmigter Charakter) und schlägt bei Bedarf eine korrigierte Adresse vor. → Buchungsprozess
- Digital zustimmen – In der Übersicht hakt die Person Eventregeln, AGB, Verzichtserklärung, Gefahrenbelehrung und weitere Bestätigungen ab. Es erscheinen nur Texte, die die Instanz hinterlegt hat. → Rechtstexte
- Bezahlen – mit PayPal, Stripe (Karte, Klarna, SEPA …) oder, falls freigeschaltet, per Rechnung oder bar. → Zahlungsarten
- Zahlung wird geprüft – Cofys fragt den Zahlungsanbieter direkt ab und nimmt zusätzlich dessen spätere Rückmeldungen entgegen (z. B. wenn eine SEPA-Lastschrift erst Tage später eingeht oder angefochten wird). Der Zahlungsstatus der Buchung wird automatisch gesetzt. → Automatischer Zahlungsabgleich
- Nach der Buchung, automatisch:
- Die Person wird in die Gruppen des Tickets aufgenommen. → Gruppen nach Buchung
- Über die Gruppen erhält sie sofort Zugriff auf Eventforen, Kalender, SSO-Apps (z. B. Nextcloud) sowie die verknüpfte Discord-Rolle oder TeamSpeak-Gruppe, sofern ihr Konto verknüpft ist. → App-Anbindungen
- Ein PDF-Ticket mit QR-Code wird erzeugt, eine Buchungsbestätigung per E-Mail verschickt (mit Druck- und Google-Wallet-Link, sobald alles vollständig ist). → Ticket
- Optional: Versand des Tickets per Brief, Anmeldung beim Airsoft-Verzeichnis.
- Erinnerungen – Fehlen Zahlung, Adresse, Charakter oder die Zustimmung zu den Eventregeln, verschickt Cofys an festen Wochentagen Erinnerungsmails. → Automatische E-Mails
- Am Event – Die Check-in-App scannt den QR-Code, zeigt Hinweise (unbezahlt, zu frühe Anreise, fehlende Zustimmung) und meldet den Check-in zurück. → Check-in
Aufgaben, die die Orga mit wenigen Klicks erledigt:
| Vorgang | Was Cofys dabei automatisch erledigt |
|---|---|
| Rückerstattung | Erstattung beim Zahlungsanbieter, Eintrag im Transaktionsverlauf |
| Umbuchen | Gruppen beim alten Inhaber entfernen, beim neuen hinzufügen, neuer Token, Zustimmung neu einholen |
| Als bezahlt markieren | Status setzen, Ticket erzeugen und verschicken |
| Buchung für Teilnehmer anlegen | Gruppen vergeben, Zahlungsaufforderung verschicken |
Einstellungen und Optionen
| Option | Was sie bewirkt | Standardwert |
|---|---|---|
| Ticket: Gruppen nach Buchung hinzufügen | Welche Gruppen Käufer erhalten | keine |
| Gruppe: Rechte | Welche Bereiche die Gruppe freischaltet | nicht konfiguriert |
| Gruppe: Apps bearbeiten | Discord-Rolle, TeamSpeak-Gruppe, SSO-App | keine |
Was passiert automatisch?
Siehe Ablauf oben.
Grenzen und Besonderheiten
- Gruppen werden vergeben, sobald die Buchung abgeschlossen ist – auch bei Rechnung oder Barzahlung, wenn die Zahlung noch aussteht.
- Gastbuchungen erhalten keine Gruppen, bis die Person ein Konto anlegt und die E-Mail bestätigt.
- Discord- und TeamSpeak-Zugänge setzen voraus, dass der Teilnehmer sein Konto in den Einstellungen verknüpft hat.
- Ausgeschaltete Module (z. B. Charaktere, Fraktionen) entfallen in der Kette.