Rückerstatten
Bereich: Zahlungen · Status: aktiv
Verfügbar für: Orga mit Recht Buchungen → Rückerstatten; Mitgliedschaften mit Recht Benutzer → Mitgliedschaften erstatten
In einem Satz
Die Orga erstattet eine Zahlung ganz oder teilweise in zwei Klicks direkt über PayPal oder Stripe zurück.
Wofür brauche ich das?
- Ein Teilnehmer storniert oder widerruft.
- Eine Zusatzleistung fällt aus, ein Teilbetrag wird erstattet.
- Bar oder per Überweisung erstattete Beträge sollen trotzdem sauber verbucht werden.
Wo finde ich es?
Panel → Buchungen → Buchung öffnen → „Rückerstatten“. Mitgliedschaften: Panel → Benutzer → Benutzer öffnen → Tab „Mitgliedschaften“ → Erstatten-Button der Mitgliedschaft; der Ablauf ist derselbe. Mitgliedschaften gelöschter Benutzer haben keine
Benutzerseite mehr: Sie stehen unter Panel → Mitgliedschaften → Mitgliedschaftsart öffnen → „Gesperrte
Mitgliedschaften“ (zusätzlich Recht Buchungen → Gesperrte ansehen), dort mit Erstatten-Button und Transaktionsverlauf.
So funktioniert es
- Zahlung auswählen (bei mehreren Zahlungen jede einzeln; auch bei Bar-, Rechnungs- und manuellen Zahlungen, damit die Erstattung der Zahlung zugeordnet ist).
- Betrag eingeben (vorausgefüllt mit dem bezahlten Betrag).
- Optional „Rückerstattung nicht automatisch über den Zahlungsanbieter senden“ aktivieren, wenn außerhalb von Cofys erstattet wurde.
- Bestätigen. Cofys erstattet beim Anbieter auf die ursprüngliche Zahlungsmethode und meldet „Dem Benutzer wurden x € via … rückerstattet“.
Einstellungen und Optionen
| Option | Was sie bewirkt | Standardwert |
|---|---|---|
| Zahlung | Welche Zahlung erstattet wird | – |
| Betrag | Höhe der Erstattung, max. bezahlter Betrag | bezahlter Betrag |
| Nicht automatisch senden | Nur verbuchen, kein Geldfluss | aus |
Was passiert automatisch?
- Vor dem Aufruf von PayPal oder Stripe entsteht der Eintrag „Rückerstattung angefordert“. Die bestätigte „Rückerstattung“ wird anschließend mit der ausgewählten ursprünglichen Zahlung verknüpft; Zahlungsstatus, Buchungsstatus und Eintrag werden gemeinsam gespeichert.
- Direkt im Stripe- oder PayPal-Dashboard ausgelöste Rückerstattungen werden über den Anbieter-Webhook nachgetragen, ohne Webhook mit „Zahlungsstatus prüfen“; bei Zahlungen gelöschter Buchungen/Mitgliedschaften in der folgenden Nacht.
- Ist der gesamte bezahlte Betrag erstattet, wechselt der Status auf Rückerstattet.
Grenzen und Besonderheiten
- Erstattung nur auf die ursprüngliche Zahlungsmethode; manuell, bar oder per Rechnung bezahlte Buchungen können nicht über einen Anbieter erstattet werden. Die Erstattung wird dann nur in Cofys erfasst; das Geld zahlt die Orga selbst zurück.
- Die Summe aller Rückerstattungen kann weder den bezahlten Buchungsbetrag noch den Betrag der ausgewählten Zahlung überschreiten. Bestätigt PayPal eine externe Rückerstattung nicht für diese Zahlung, bleibt ein Abstimmhinweis im Transaktionsverlauf statt eines erfundenen Betrags.
- Die Buchung bleibt bestehen; Gruppen bleiben erhalten. Löschen lässt sie sich danach nicht: Buchungen mit Zahlungen werden nur erstattet. Erstattete Buchungen zählen nicht mehr zum Kontingent.
- Eine nur erfasste Rückerstattung (ohne Zahlungsanbieter), bei der kein Geld zurückgezahlt wurde, lässt sich im Transaktionsverlauf mit „Rückerstattung stornieren“ aufheben. Der Eintrag bleibt, ein Eintrag „Rückerstattung storniert“ hebt ihn auf, und eine vollständig erstattete Buchung gilt wieder als bezahlt. Jede Rückerstattung lässt sich nur einmal stornieren; Rückerstattungen über PayPal oder Stripe gar nicht.