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Als bezahlt markieren / Als unbezahlt markieren

Bereich: Zahlungen · Status: aktiv Verfügbar für: Orga mit Recht Buchungen → Zahlstatus setzen

In einem Satz​

Die Orga setzt den Zahlstatus einer Buchung mit einem Klick, z. B. nach Überweisung oder Barzahlung.

Wofür brauche ich das?​

  • Ein Teilnehmer hat bar am Vorabend bezahlt oder überwiesen.
  • Eine Buchung wurde versehentlich als bezahlt markiert.

Wo finde ich es?​

Panel → Buchungen → Buchung öffnen → „Als bezahlt markieren“ bzw. „Als unbezahlt markieren“. Bei Buchungen, die über PayPal oder Stripe bezahlt werden, steht dort stattdessen „Zahlungsstatus prüfen“.

So funktioniert es​

  1. Buchung öffnen und Button wählen.
  2. Bezahlt: Optional eine Referenz eintragen (Verwendungszweck, Beleg- oder Rechnungsnummer, max. 255 Zeichen). Cofys setzt den Status, verbucht den noch offenen Betrag als bezahlt (Zahlungsart „manuell“; bei einer Teilzahlung über PayPal oder Stripe also nur den Rest), vergibt Gruppen, erzeugt das Ticket-PDF und schickt die Buchungsbestätigung.
  3. Unbezahlt: Cofys nimmt nur zurück, was von Hand als bezahlt markiert wurde, und zieht es vom bezahlten Betrag ab; der Teilnehmer erhält eine Zahlungsaufforderung per E-Mail. Wird die Buchung danach wieder als bezahlt markiert, erfasst Cofys nur den dann offenen Betrag, nichts doppelt. Ist nichts mehr offen, ändert sich nur der Status (Eintrag mit 0).

Zahlungsstatus prüfen (PayPal, Stripe)​

Ob eine Zahlung über PayPal oder Stripe angekommen ist, weiß nur der Zahlungsanbieter. Für solche Buchungen gibt es daher kein „Als bezahlt/unbezahlt markieren“ – eine zusätzliche manuelle Zahlung würde sonst doppelt gezählt, sobald der Anbieter die Zahlung meldet. „Zahlungsstatus prüfen“ fragt den Anbieter und verbucht, was er meldet:

  • Eingegangen (z. B. eine SEPA-Lastschrift nach einigen Tagen): Die Buchung wird bezahlt, wie nach einer Online-Zahlung.
  • Noch in Bearbeitung: Es ändert sich nichts, der Status bleibt „Ausstehend“.
  • Fehlgeschlagen: Die Buchung wird wieder unbezahlt.
  • Im Dashboard des Anbieters erstattet oder zurückgebucht: Die Erstattung bzw. Rückbuchung wird nachgetragen.

Nicht über einen Anbieter bezahlte Buchungen (Rechnung, Bar, Überweisung) markiert ihr weiterhin von Hand. Für Mitgliedschaften gibt es dieselbe Prüfung im Tab „Mitgliedschaften“ des Benutzers. Cofys prüft ausstehende Zahlungen außerdem jede Nacht von selbst.

Einstellungen und Optionen​

Keine.

Was passiert automatisch?​

  • Eintrag im Transaktionsverlauf („Als bezahlt markiert“ / „Als unbezahlt markiert“) und im Log. Frühere Einträge bleiben unverändert; im Zahlungsverlauf-Export zählt „Als unbezahlt markiert“ mit dem zurückgenommenen Betrag negativ (0, wenn nichts von Hand markiert war).
  • Eine versehentlich als bezahlt und gleich wieder als unbezahlt markierte Buchung lässt sich danach löschen.
  • Bezahlt: wie nach einer Online-Zahlung (Gruppen, Ticket, E-Mail, ggf. Briefversand, ASVZ).

Grenzen und Besonderheiten​

  • Ist der Status bereits gesetzt, passiert nichts („Zahlstatus unverändert“) – so werden Mails und Briefe nicht doppelt verschickt.
  • Es gibt keinen Teilbetrag – immer der volle Preis.
  • Cofys ist keine Kasse: Barzahlungen hier zu erfassen ersetzt keine Kassenführung (gebt trotzdem die Belegnummer als Referenz an), siehe GoBD und Aufbewahrung.

Hängt zusammen mit​