Cofys – Produktdokumentation
Diese Dokumentation beschreibt alle Funktionen von Cofys aus Sicht von Veranstaltern.
Cofys in einfachen Worten
Cofys ist eine Online-Plattform für Veranstalter – besonders für Liverollenspiel, Airsoft, Paintball und Vereine. Jeder Veranstalter bekommt eine eigene Instanz unter eigener Adresse mit drei Bereichen: einer Webseite für die Öffentlichkeit, einem Mitgliederbereich für Teilnehmer und einem Panel für das Orga-Team.
Der wichtigste Nutzen: Cofys spart Zeit. Der Weg vom Besucher zum fertig ausgestatteten Teilnehmer läuft von selbst: registrieren, buchen, Verzichtserklärung digital akzeptieren, bezahlen, Zahlung wird automatisch geprüft, Zugang zu Forum, Discord oder Nextcloud wird freigeschaltet. Was übrig bleibt – Rückerstattung, Umbuchung, Barzahlung verbuchen – ist in wenigen Klicks erledigt. Dazu kommen Werkzeuge für die Kommunikation: E-Mail-Listen, News, Support und die eigene Webseite.
Das Herzstück sind Gruppen: Wer bucht, kommt automatisch in die passenden Gruppen, und die Gruppen steuern alle Zugänge.
Bereiche
| Bereich | Worum es geht |
|---|---|
| 00 – Grundlagen | Was Cofys ist und was Event, Ticket, Charakter, Fraktion und Gruppe bedeuten. Dazu der Überblick über die vollautomatische Kette von der Registrierung bis zum Discord-Zugang. Hier anfangen. |
| 01 – Veranstaltungen planen | Events anlegen, kopieren, veröffentlichen und mit Voraussetzungen versehen (Gruppe, Charakter, Adresse, Regeln). Fraktionen und Buchungslinks zum Teilen. |
| 02 – Tickets und Preise | Ticketarten, Frühbucherpreise, Zusatzleistungen mit Kontingenten und Coupons. Tickets nur für Mitglieder oder Gruppen; Gruppen automatisch nach der Buchung. |
| 03 – Buchung aus Teilnehmersicht | Der Buchungsablauf Schritt für Schritt, Gastbuchung und automatische Adressprüfung. Ticket als PDF, aufs Handy oder in Google Wallet; Widerruf. |
| 04 – Zahlungen | PayPal, Stripe, Rechnung, bar; automatischer Zahlungsabgleich und Zahlungserinnerungen. Rückerstattung und Umbuchung mit prüfbarem Transaktionsverlauf. |
| 05 – Teilnehmerverwaltung | Buchungsliste und Buchungsdetail, Buchungen für Teilnehmer anlegen, Teilnehmerlisten für Küche und Einlass. Check-in per Handy-App und Datenexporte. |
| 06 – Mitglieder und Mitgliedschaften | Benutzerverwaltung mit eigenen Profilfeldern, Notizen und Verwarnungen. Kostenpflichtige Mitgliedschaften mit Rabatt und automatischer Erinnerung. |
| 07 – Charaktere und Fraktionen | Teilnehmer legen Charaktere an, die Orga genehmigt sie. Eigenschaften, Fortschritte je Event und eine Fraktionsseite für Mitspieler. |
| 08 – Community | Forum mit Moderation, private Nachrichten, Team-Seite und Gruppenkalender mit Zusagen und Kalender-Abo. Benachrichtigungen. |
| 09 – Kommunikation | Massen-E-Mails, News, Ankündigungen, Anzeigen und Support-Tickets. Update-Mails, E-Mail-Einstellungen und eine Übersicht aller automatischen Mails. |
| 10 – Webseite | Eigene Webseite mit Seitenbaukasten, Menü und News-Raster. Rechtstexte inkl. digitaler Verzichtserklärung, SEO, Einwilligung für externe Inhalte, Statistik. |
| 11 – Konto, Anmeldung und Sicherheit | Registrierung, E-Mail-Bestätigung, Login, Passwort vergessen. Zwei-Faktor-Schutz für sensible Daten, Kontoeinstellungen und verknüpfte Dienste. |
| 12 – Team, Rechte und Gruppen | Gruppen, feingranulare Rechte mit Prioritäten und Systemgruppen. Automatische Discord-/TeamSpeak-Rollen und Single Sign-on für Apps wie Nextcloud. |
| 13 – Auswertung und Verwaltung | Dashboard mit Kennzahlen, Stammdatenverlauf, Systemeinstellungen, Patchnotes und eingebaute Hilfe. |
| 14 – Plattform und Betrieb | Eigene Instanz und Branding, Module, Mehrsprachigkeit, nächtliche Abläufe, Backups, Sicherheit mit externen Prüfberichten, Subunternehmer. |
| 15 – Einrichtung externer Dienste | Schritt-für-Schritt-Anleitungen für PayPal, Stripe, E-Mail-Anbieter, SMS, Discord, TeamSpeak, LetterXpress sowie Nextcloud, Freescout und eigene Apps per SAML. |
Querschnitt
- Rollen und Rechte – wer darf was (Matrix der Standardrollen)
- Glossar – Fachbegriffe in einem Satz erklärt
Lesehinweise
- Status: „Modul
x“ heißt, die Funktion ist nur aktiv, wenn der Betreiber das Modul für die Instanz eingeschaltet hat. - Begriffe folgen der deutschen Oberfläche; die wichtigsten stehen im Glossar.