Transaktionsverlauf
Bereich: Zahlungen · Status: aktiv
Verfügbar für: Orga mit Recht Transaktionsverlauf → anzeigen
In einem Satz
Eine unveränderbare, prüfbare Liste der in Cofys erfassten Geldbewegungen, Status- und Inhaltsänderungen.
Wofür brauche ich das?
- Nachvollziehen, wann wer wie viel bezahlt, erstattet oder nachgezahlt hat.
- Rückfragen von Teilnehmern oder der Kassenprüfung beantworten.
- Nachweis für Buchhaltung und Betriebsprüfung, siehe GoBD und Aufbewahrung.
Wo finde ich es?
- Panel → Buchungen → Buchung öffnen → Abschnitt Transaktionsverlauf.
- Panel → Benutzer → Benutzer öffnen → Tab „Transaktionsverlauf“ (alle Vorgänge des Benutzers).
- Export: Datenexport → Zahlungsverlauf bzw. Export für das Finanzamt.
So funktioniert es
Jeder Eintrag zeigt Datum, Art, Betrag, ggf. Zahlung (Anbieter, Zahlungs-ID) und bei Benutzern die zugehörige Buchung oder Mitgliedschaft.
| Art (Anzeige) | Bedeutung |
|---|---|
| Erstellt | Buchung/Mitgliedschaft angelegt (Preis) |
| Zahlung | Zahlung eingegangen |
| Zahlungsanfrage | Zahlung angefordert, noch offen (z. B. Rechnung oder PayPal-/Stripe-Checkout) |
| Erhöht / Verringert | Preis durch die Orga geändert |
| Als bezahlt markiert / Als unbezahlt markiert | Manuelle Statusänderung |
| Rückerstattung angefordert | Unveränderbarer Eintrag unmittelbar vor dem Aufruf des Zahlungsanbieters |
| Rückerstattung | Bestätigte Erstattung; mit der ursprünglichen Zahlung verknüpft |
| Angefochten | Rückbuchung beim Anbieter |
| Transfer | Buchung umgebucht |
| Geändert | Inhalt einer Buchung/Mitgliedschaft nach dem Anlegen geändert (z. B. Optionen, Rabatt, Adresse, Ticket, Kunde; auch wenn eine Buchung beim Löschen des Benutzers zur Gastbuchung wird). Umbenennen von Event oder Ticket und Änderungen der Zahlungseinstellungen erzeugen keinen Eintrag |
| Gelöscht | Buchung bzw. Mitgliedschaft ohne Zahlungsvorgang gelöscht – auch beim Löschen von Ticket, Event, Fraktion oder Mitgliedschaftsart |
Jeder Eintrag hat eine fortlaufende Nummer (im Export „Belegnummer“) und speichert den Inhalt der Buchung bzw. Mitgliedschaft zu diesem Zeitpunkt. Vor dem ersten Geldeingang werden Name und Adresse dabei nicht festgeschrieben; ab dem Geldeingang enthält der steuerliche Nachweis Name und Adresse, aber keine E-Mail. So bleibt nachvollziehbar, was zu welchem Preis gebucht war, auch wenn die Buchung, das Ticket oder der Benutzer später geändert oder gelöscht wird. Der gespeicherte Inhalt erscheint in den Exporten, nicht in dieser Ansicht. Bei „Als bezahlt markiert“ steht eine angegebene Referenz (z. B. Rechnungsnummer) in der Beschreibung.
Einstellungen und Optionen
Keine.
Was passiert automatisch?
Alle Einträge entstehen automatisch; manuell anlegen, ändern oder löschen lassen sie sich nicht – auch nicht direkt in der Datenbank. Korrekturen sind neue Einträge, z. B. „Rückerstattung storniert“ für eine irrtümlich erfasste Rückerstattung ohne Geldfluss (Button „Rückerstattung stornieren“ am Eintrag, Recht zum Rückerstatten). Cofys löscht sie nur bei Buchungen und Mitgliedschaften gelöschter Benutzer, 10 Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem der letzte Eintrag entstand oder der Vertrag endete, außer bei gesetzter Löschsperre (siehe GoBD und Aufbewahrung). Einträge vor dem ersten Geldeingang enthalten weder Name noch Adresse des Kunden. Jede Änderung wird zusammen mit ihrem Eintrag gespeichert: Ohne Eintrag keine Änderung.
Grenzen und Besonderheiten
- Einträge von vor November 2026 haben keinen gespeicherten Inhalt; die erste Änderung einer solchen Buchung erzeugt einen Eintrag „Geändert“ mit dem dann aktuellen Inhalt.
- Änderungen während einer noch nicht abgeschlossenen Buchung (Warenkorb) werden nicht erfasst, erst ab dem Eintrag „Erstellt“.